Política de Tratamiento y Protección de Datos
1. Generalidades
En cumplimiento de la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por los cuales se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. OPTICOSTA EXPRESS IPS SAS crea esta política con el fin de hacer la recolección, tratamiento y uso de datos personales adquiridos de los titulares o grupos de interés.
2. Responsable del tratamiento de los datos
OPTICOSTA EXPRESS IPS SAS, identificada con NIT 900.541.703-5, con domicilio principal en la ciudad de Cartagena, Calle 31 #44-161, Av. Pedro de Heredia, correo electrónico: contacto@ipsopticosta.com, PBX: (333) 0333996; es la responsable del tratamiento y protección de los datos obtenidos de sus grupos de interés.
3. Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato personal semiprivado: Son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social como: Entidad Responsable de Pago (ERP), Administradoras de Fondos Pensionales (AFP), Administradores de Riesgos Laborales (ARL) y Cajas de Compensación.
- Dato personal sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Ejemplo: nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros.
- Dato personal público: Es aquel tipo de dato personal que las normas y la constitución han determinado expresamente como públicos y para su recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. Ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.
- Datos de menores de edad: son los datos personales de las niñas, niños y adolescentes menores de 18 años de edad. Estos datos podrán ser tratados en la medida en que dicho tratamiento responda y respete el interés superior de las niñas, niños y adolescentes, y se asegure el respeto a sus derechos fundamentales, para lo cual el representante legal del menor de edad, (quien ejerza la patria potestad), otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Habeas Data: Es el derecho que tienen los titulares de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Tratamiento, finalidad y protección de datos
La IPS, en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus grupos de interés, los cuales en adelante se llamarán titulares, estos datos son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial o clínica, entre otras) aplicando las siguientes reglas:
4.1. La IPS está comprometida en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
4.2. La IPS solicita a los titulares de la información, los datos necesarios para administrar el riesgo en salud y dar cumplimiento a las funciones asignadas por la normativa vigente que regula el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
4.3. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
4.4. La IPS solicitará a los titulares los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial o clínica, entre otras). La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular, quien deberá otorgar el consentimiento y autorización para el respectivo tratamiento.
4.5. La IPS velará por el respeto y cumplimiento de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de los datos personales.
4.6. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los diversos grupos de interés de la IPS, en términos generales, tendrá las siguientes finalidades:
- Registrar y actualizar datos entregados por el titular.
- Prestar servicios de salud.
- Caracterizar y hacer seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios de salud.
- Entregar reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento.
- Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
- Evaluar indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
- Evaluar calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la institución.
- Realizar proceso de selección de personal de acuerdo con la aptitud para un cargo o tarea.
- Establecer una relación o vinculación contractual.
- Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensiones y cesantías, caja de compensación).
- Evaluar el desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
- Ofrecer oportunidades de capacitación.
- Imágenes fotográficas de atención del paciente mediante el consentimiento informado de uso de imágenes.
- Efectuar proceso de remuneración.
- Dar a conocer avances de la institución en aspectos investigativos y clínicos.
- Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
- Hacer invitación a eventos clínicos y Escuela para padres.
- Evaluar los conocimientos adquiridos durante su formación.
- Suministrar información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
- Cumplir con exigencias judiciales.
- Ejercer y defender acciones legales.
- Suministrar información para verificación en listas restrictivas del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT).
5. Deberes
Garantizar a los titulares el pleno y efectivo derecho constitucional de Habeas Data.
5.1. Mantener la información en condiciones de seguridad y privacidad.
5.2. Hacer uso de la información para los fines misionales y previstos en la ley.
5.3. Tramitar de manera oportuna los reclamos que tengan los titulares frente a la información consignada en las bases de datos.
5.4. No vender, circular o intercambiar las bases de datos de los titulares, sin causa legal o contractual que lo justifique.
5.5. Conservar prueba del cumplimiento de la información suministrada al titular y entregar copia a solicitud el mismo.
5.6. El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes deberá cumplir con el requisito de responder y respetar los derechos prevalentes de este grupo poblacional, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización para el tratamiento de los datos personales del menor.
5.7. Al momento de solicitar al titular la autorización de los datos personales, la IPS deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
- El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como titular.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
6. Derechos de los titulares
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar los datos que aparezcan en las bases de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Conocer por qué y para qué la IPS recolecta información en bases de datos.
- Revocar en cualquier momento la autorización dada para contener información personal en las bases de datos de la IPS.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
- Poner queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando considere que le ha sido violado por parte de la IPS, su derecho al Habeas Data.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la IPS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de la IPS.
7. Casos que no requieren autorización para el tratamiento de datos
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. Entrega de información
La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, podrá suministrarse a las siguientes personas:
- A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
9. Canales de atención a los titulares
Los medios que la IPS tiene a disposición para que los titulares ejerzan sus derechos y realicen las peticiones, consultas y reclamos son los siguientes:
- Oficina de Atención al Usuario de las sedes de la IPS.
- Línea telefónica PBX: (333) 0333996.
- Correo electrónico: contacto@ipsopticosta.com.
- Sitio web: https://www.ipsopticosta.com.
10. Procedimiento para la atención de peticiones, consultas y reclamos
- El titular o su representante legal podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las bases de datos a través de los canales de atención dispuestos por la IPS.
- La solicitud debe ser clara en lo que se pretende, ya sea conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la información que se encuentra contenida en las bases de datos. Además, deberá contener datos de contacto del peticionario para poder entregar una respuesta.
- Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. De igual forma, si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- La primera instancia de la reclamación será la IPS a través de SIUAU, y una vez agotada esta sin respuesta satisfactoria, podrá el titular recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Vigencia
La presente es la versión 001 de la política de Tratamiento de Datos Personales, rige a partir de la fecha de su publicación y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de OPTICOSTA EXPRESS IPS SAS.
